Różnokolorowe statusy w Skype dla firm informują Twoje kontakty, kiedy jesteś poza biurem i jaki jest Twój poziom dostępności. Jeśli chcesz wiedzieć, jak to zrobić, pokażemy Ci w tym artykule.
Najpierw przeprowadzimy Cię przez ustawianie nieobecności z automatycznymi odpowiedziami w systemie Windows 10; następnie jak dołączyć więcej informacji, ustawiając swoją dostępność w Skypie. Ponadto, ponieważ wersja programu Skype dla firm na komputery Mac obecnie nie otrzymuje informacji z kalendarza programu Outlook, pokażemy Ci procedurę obejścia tego problemu.
Opcja 1: Synchronizuj MS Outlook ze Skype dla firm (fioletowa kropka z automatycznymi odpowiedziami)
Skonfiguruj poza biurem z automatyczną odpowiedzią w systemie Windows
Przed skonfigurowaniem informacji o nieobecności z automatycznymi odpowiedziami musisz sprawdzić, jaki typ konta Outlook posiadasz, ponieważ będzie to zależeć od kroków, które musisz wykonać:
- W Outlooku kliknij „Plik”> „Ustawienia konta”.
- Wybierz „Ustawienia konta”, a następnie sprawdź kolumnę „Typ”:
- Jeśli używasz służbowego adresu e-mail, Twoim kontem będzie Microsoft Exchange.
- Jeśli jest to osobista poczta e-mail, taka jak Gmail, Twoje konto będzie IMAP lub POP3.
- Jeśli używasz służbowego adresu e-mail, Twoim kontem będzie Microsoft Exchange.
Aby skonfigurować automatyczną odpowiedź poza biurem dla konta Microsoft Exchange:
- Uruchom program Outlook, a następnie wybierz „Plik” > „Odpowiedzi automatyczne”.
- W polu „Odpowiedzi automatyczne” kliknij „Wyślij odpowiedzi automatyczne”.
- Możesz ustawić zakres dat dla odpowiedzi automatycznych, które zostaną zatrzymane w momencie zakończenia; w przeciwnym razie musisz ręcznie go wyłączyć.
- Użyj opcji "Reguły i alerty", aby skonfigurować swój nieobecność, jeśli nie ma opcji "Odpowiedzi automatyczne".
- Możesz ustawić zakres dat dla odpowiedzi automatycznych, które zostaną zatrzymane w momencie zakończenia; w przeciwnym razie musisz ręcznie go wyłączyć.
- Wpisz odpowiedź, którą chcesz wysłać podczas nieobecności, w zakładce „Wewnątrz mojej organizacji”.
- Opcja „każdy spoza mojej organizacji” wyśle automatyczną odpowiedź na każdy e-mail.
- Opcja „każdy spoza mojej organizacji” wyśle automatyczną odpowiedź na każdy e-mail.
- Kliknij „OK”, aby zapisać.
Aby utworzyć wiadomość „Poza biurem” dla konta IMAP lub POP3:
- Uruchom program Outlook, a następnie wybierz „Plik”, aby wyświetlić opcje informacji o koncie.
- Wybierz „Nowa wiadomość”.
- Uzupełnij temat i odpowiedź dla swojego szablonu.
- Kliknij „Plik”, a następnie „Zapisz jako”.
- Wprowadź nazwę szablonu w menu rozwijanym „Zapisz jako typ”; następnie kliknij „Szablon programu Outlook (*.oft).”
- Wybierz lokalizację, a następnie „Zapisz”.
Aby utworzyć regułę nieobecności:
- Kliknij „Plik” > „Zarządzaj regułami i alertami”.
- Na karcie "Reguły e-mail" w polu "Reguły i alerty" wybierz "Nowa reguła".
- Wybierz „Zastosuj regułę do otrzymanej wiadomości” pod „Rozpocznij od pustej reguły”, a następnie „Dalej”.
- Pozostaw opcje Kroków 1 i 2 bez zmian, aby odpowiedzieć na wszystkie wiadomości, a następnie „Dalej”.
- Kliknij „Tak”, aby potwierdzić regułę dla wszystkich wiadomości.
- Poniżej „Krok 1: Wybierz działania;” następnie kliknij „odpowiedz, używając określonego szablonu”.
- Poniżej „Krok 2: Edytuj opis reguły” wybierz podświetlony tekst „określonego szablonu”.
- Wybierz "Szablony użytkownika w systemie plików" z opcji "Wybierz szablon odpowiedzi" w "Zajrzyj".
- Kliknij swój szablon, a następnie „Otwórz” > „Dalej”.
- Dodaj wszystkie wymagane wyjątki, a następnie „Dalej”.
- Teraz nazwij swoją regułę czymś, np. Poza biurem.
- Jeśli chcesz teraz rozpocząć automatyczne odpowiedzi, pozostaw zaznaczoną opcję „Włącz tę regułę”, a następnie „Zakończ”, w przeciwnym razie odznacz tę opcję, dopóki nie będziesz gotowy.
Notatka: Podczas nieobecności musisz pozostawić uruchomiony Outlook, aby wysyłać automatyczne odpowiedzi.
Aby aktywować regułę:
- Kliknij „Plik” > „Zarządzaj regułami i alertami”.
- Z "Reguły e-mail" w "Reguły i alerty" znajdź swoją regułę, a następnie zaznacz pole po lewej stronie i "OK".
Na koniec ustaw swoją obecność na „Aktywna” w Skypie:
Za każdym razem, gdy ktoś z Twoich kontaktów Skype Cię wyszuka, zobaczy małą fioletową kropkę obok Twojego imienia i nazwiska. Potwierdza to, że jesteś poza biurem, ale nadal jesteś dostępny i gotowy do rozmowy.
- Zaloguj się do Skype i wybierz swoje zdjęcie profilowe z „Czaty”.
- Kliknij swój obecny status, a następnie wybierz „Aktywny”.
Konfigurowanie statusu „Poza biurem” i „Aktywny” Skype na Macu
Notatka: Skype dla firm na komputerze Mac obecnie nie oferuje szczegółów obecności na podstawie kalendarza programu Outlook. Jako obejście problemu możesz ustawić swój status na „Aktywny” z komunikatem o stanie Poza biurem:
- Zaloguj się do Skype'a i kliknij swoje zdjęcie.
- Wybierz „Dostępne” z rozwijanej strzałki pod Twoim imieniem i nazwiskiem.
Następnie, aby dodać komunikat o stanie:
- Kliknij swoje zdjęcie, a następnie wybierz „Kliknij, aby dodać komunikat o stanie”.
- Wpisz wiadomość, np. „Jestem obecnie offline…. – ….. Proszę, IM do mnie.”
- Aby usunąć wiadomość, po prostu kliknij ją, a następnie naciśnij „Usuń”.
Gdy Twoi współpracownicy wyszukają Cię w swoich kontaktach Skype, zobaczą, że jesteś poza biurem i dostępny.
Opcja 2: Synchronizuj kalendarz MS Outlook ze Skype (fioletowa strzałka w kółko)
Skonfiguruj opcję Poza biurem z automatyczną odpowiedzią lub bez niej w systemie Windows
Przed skonfigurowaniem nieobecności musisz sprawdzić, jaki typ konta Outlook posiadasz, ponieważ będzie to zależeć od kroków, które musisz wykonać:
- W Outlooku kliknij „Plik”> „Ustawienia konta”.
- Wybierz „Ustawienia konta”, a następnie sprawdź kolumnę „Typ”:
- Jeśli używasz służbowego adresu e-mail, Twoim kontem będzie Microsoft Exchange.
- Jeśli jest to osobista poczta e-mail, taka jak Gmail, Twoje konto będzie IMAP lub POP3.
- Jeśli używasz służbowego adresu e-mail, Twoim kontem będzie Microsoft Exchange.
Aby skonfigurować automatyczną odpowiedź poza biurem dla konta Microsoft Exchange:
- Uruchom program Outlook, a następnie wybierz „Plik” > „Odpowiedzi automatyczne”.
- W polu „Odpowiedzi automatyczne” kliknij „Wyślij odpowiedzi automatyczne”.
- Możesz ustawić zakres dat dla odpowiedzi automatycznych, które zostaną zatrzymane w momencie zakończenia; w przeciwnym razie musisz ręcznie go wyłączyć.
- Użyj opcji "Reguły i alerty", aby skonfigurować swój nieobecność, jeśli nie ma opcji "Odpowiedzi automatyczne".
- Możesz ustawić zakres dat dla odpowiedzi automatycznych, które zostaną zatrzymane w momencie zakończenia; w przeciwnym razie musisz ręcznie go wyłączyć.
- Wpisz odpowiedź, którą chcesz wysłać podczas Twojej nieobecności w zakładce „Wewnątrz mojej organizacji”. Możesz również pozostawić pustą odpowiedź.
- Opcja „każdy spoza mojej organizacji” wyśle automatyczną odpowiedź na każdy e-mail. Jeśli chcesz pozostawić odpowiedź pustą, program Outlook zaleca wybranie „Tylko moje kontakty”.
- Kliknij „OK”, aby zapisać.
Aby utworzyć wiadomość „Poza biurem” dla konta IMAP lub POP3:
- Uruchom program Outlook, a następnie wybierz „Plik”, aby wyświetlić opcje informacji o koncie.
- Wybierz „Nowa wiadomość”.
- Uzupełnij temat i odpowiedź dla swojego szablonu.
- Kliknij „Plik”, a następnie „Zapisz jako”.
- Wprowadź nazwę szablonu w menu rozwijanym „Zapisz jako typ”; następnie kliknij „Szablon programu Outlook (*.oft).”
- Wybierz lokalizację, a następnie „Zapisz”.
Aby utworzyć dyspozycję poza biurem:
- Kliknij „Plik” > „Zarządzaj regułami i alertami”.
- W opcji "Reguły e-mail" w polu "Reguły i alerty" wybierz "Nowa reguła".
- Wybierz „Zastosuj regułę do otrzymanej wiadomości” pod „Rozpocznij od pustej reguły”, a następnie „Dalej”.
- Pozostaw „Opcje kroków 1 i 2 bez zmian, aby odpowiedzieć na wszystkie wiadomości, a następnie „Dalej”.
- Kliknij „Tak”, aby potwierdzić regułę dla wszystkich wiadomości.
- Poniżej „Krok 1: Wybierz działania;” następnie kliknij „odpowiedz, używając określonego szablonu”.
- Poniżej „Krok 2: Edytuj opis reguły” wybierz podświetlony tekst „określonego szablonu”.
- Wybierz "Szablony użytkownika w systemie plików" z opcji "Wybierz szablon odpowiedzi" w "Zajrzyj".
- Kliknij swój szablon, a następnie „Otwórz” > „Dalej”.
- Dodaj wszystkie wymagane wyjątki, a następnie „Dalej”.
- Teraz nazwij swoją regułę czymś, np. Poza biurem.
- Jeśli chcesz, aby automatyczne odpowiedzi zaczęły się teraz, pozostaw zaznaczoną opcję „Włącz tę regułę”, a następnie „Zakończ” lub odznacz tę opcję, gdy będziesz gotowy.
Notatka: Podczas nieobecności musisz pozostawić aktywny Outlook, aby wysyłać automatyczne odpowiedzi.
Aby aktywować regułę:
- Kliknij „Plik” > „Zarządzaj regułami i alertami”.
- Z "Reguły e-mail" w "Reguły i alerty" znajdź swoją regułę, a następnie zaznacz pole po lewej stronie, a następnie "OK".
Na koniec ustaw swoją obecność na „Poza pracą” w Skypie:
Za każdym razem, gdy jeden z Twoich kontaktów Skype'a Cię wyszuka, zobaczy małą, fioletową strzałkę skierowaną w lewo i kropkę obok Twojego imienia i nazwiska. Potwierdza to, że jesteś poza biurem i jesteś „poza pracą”; zatem nieaktywny.
- Zaloguj się do Skype i wybierz swoje zdjęcie profilowe z „Czaty”.
- Kliknij swój obecny status, a następnie wybierz „Wolny do pracy”.
Konfigurowanie statusu „Poza biurem” i „Poza pracą” na komputerze Mac
Notatka: Skype dla firm na komputerze Mac obecnie nie oferuje szczegółów obecności na podstawie kalendarza programu Outlook. Jako obejście problemu możesz ustawić swój status na „Wolny do pracy” z komunikatem o stanie „Poza biurem”:
- Zaloguj się do Skype'a i kliknij swoje zdjęcie.
- Wybierz opcję „Wolna od pracy” z rozwijanej strzałki pod swoim imieniem i nazwiskiem.
Następnie, aby dodać komunikat o stanie:
- Kliknij swoje zdjęcie, a następnie wybierz „Kliknij, aby dodać komunikat o stanie”.
- Wpisz wiadomość, np. „Jestem obecnie offline…. i wróci…”
- Aby usunąć wiadomość, po prostu kliknij ją, a następnie naciśnij „Usuń”.
Gdy Twoi współpracownicy wyszukają Cię w swoich kontaktach Skype, zobaczą, że jesteś poza biurem i niedostępny.
Często zadawane pytania dotyczące Skype'a poza biurem
Dlaczego mój status „Poza biurem” nadal jest wyświetlany?
Gdy opcja „Pokaż kontaktom informacje o nieobecności” jest zaznaczona w „Narzędzia” > „Opcje” > „Osobiste”, Twój status poza biurem będzie nadal widoczny, nawet gdy jest wyłączony w Outlooku.
Jeśli tak nie jest, spróbuj skontaktować się z zespołem pomocy technicznej firmy Microsoft w celu uzyskania pomocy.
Czy mogę wyłączyć status Poza biurem za pomocą Skype'a zamiast Outlooka?
Skype używa informacji z kalendarza programu Outlook do aktualizowania Twojego statusu; w związku z tym musisz wyłączyć swój nieobecność w programie Outlook.
Wyświetlanie statusu „Poza biurem” w Skypie
Narzędzie do obsługi wiadomości błyskawicznych programu Skype dla firm używa informacji z kalendarza programu Outlook do informowania kontaktów Skype o Twoim stanie. Jest to przydatne dla Twoich kontaktów, aby na pierwszy rzut oka sprawdzić, czy jesteś poza biurem i dostępny, czy poza biurem i niedostępny.
Teraz, gdy pokazaliśmy Ci odpowiednie kroki, odnieśliśmy sukces w konfiguracji — czy działało zgodnie z oczekiwaniami? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.
