Większość nowoczesnych firm wykorzystuje do komunikacji e-maile. Utrata dostępu do e-maili lub, co gorsza, całych kont e-mail może być katastrofalna. Tworzenie kopii zapasowych wiadomości e-mail programu Outlook to jeden z najlepszych sposobów na uzyskanie spokoju, wiedząc, że wiadomości e-mail są przechowywane w wielu lokalizacjach na urządzeniu i nie można ich łatwo zgubić.
W tym artykule wyjaśnimy, jak wykonać kopię zapasową wiadomości e-mail programu Outlook na kilka różnych sposobów.
Jak wykonać kopię zapasową i wyeksportować wszystkie wiadomości e-mail programu Outlook
Jednym z najszybszych sposobów tworzenia kopii zapasowych wszystkich wiadomości e-mail programu Outlook jest użycie zintegrowanego formatu pliku pst. Microsoft Outlook i Microsoft Exchange używają wyłącznie plików PST do przechowywania wiadomości e-mail, informacji kontaktowych i adresów oraz wydarzeń w kalendarzu. Statyczny plik PST może być używany jako kopia zapasowa bieżących wiadomości e-mail i informacji kontaktowych programu Outlook, a program Outlook będzie mógł uzyskać do niego dostęp nawet w trybie offline.
Oto jak wykonać kopię zapasową wiadomości e-mail w pliku .pst:
- Otwórz swój Outlook, a następnie naciśnij "Plik".
- W menu wybierz „Otwórz i eksportuj”.
- Kliknij przycisk „Importuj/Eksportuj”.
- System powróci do głównego ekranu programu Outlook i wyświetli Kreatora importu/eksportu, który poprowadzi Cię przez proces eksportu.
- W Kreatorze wybierz z listy opcję „Eksportuj do pliku”, a następnie kliknij „Dalej”.
- Wybierz „Plik danych programu Outlook (.pst)” po wyświetleniu monitu o wybranie typu pliku, a następnie kliknij „Dalej”.
- Zostaniesz poproszony o wybranie folderów do wyeksportowania. Możesz wybrać swoje konto e-mail, aby wyeksportować wszystkie powiązane z nim foldery, w tym kontakty i dane kalendarza. Kliknij „Dalej”, gdy będziesz zadowolony z wyboru.
- Wybierz ścieżkę adresu, w której zapisany jest plik kopii zapasowej. Zapamiętaj ścieżkę, aby móc później uzyskać do niej dostęp.
- Dobrym pomysłem jest zmiana nazwy pliku (ostatnia część ścieżki). Domyślnie jest to „backup.pst”.
- Jeśli zapisujesz plik kopii zapasowej w domyślnej ścieżce, wybierz, czy chcesz zduplikować elementy.
- (Opcjonalnie) Możesz wrócić do dowolnego z poprzednich okien dialogowych, na przykład w celu zmiany wyboru folderu, za pomocą przycisku „Wstecz”.
- Naciśnij „Zakończ”, aby rozpocząć proces eksportowania.
- Program Outlook poprosi o utworzenie hasła. Może to być ważne ze względów bezpieczeństwa, ale nie musisz wprowadzać hasła.
- Wyodrębniony plik można znaleźć w lokalizacji określonej dla ścieżki pliku. Możesz teraz przenieść lub skopiować plik w inne miejsce.
Jak uzyskać dostęp do wyeksportowanych wiadomości e-mail programu Outlook
Po wyeksportowaniu plików możesz się zastanawiać, jak uzyskać do nich dostęp później. Outlook ułatwia otwieranie kopii zapasowych i przywracanie wiadomości e-mail do zapisanego punktu czasowego. Oto, co musisz zrobić:
- Znajdź plik kopii zapasowej. Zanotuj jego lokalizację i ścieżkę pliku.
- Otwórz Outlooka.
- Naciśnij „Plik”, a następnie „Otwórz i eksportuj”.
- W menu po prawej stronie wybierz "Otwórz plik danych programu Outlook".
- Spowoduje to otwarcie Eksploratora plików. Przejdź do pliku kopii zapasowej. Kliknij go, a następnie wybierz „Otwórz”.
- System powróci do głównego ekranu Outlooka.
- W menu nawigacyjnym po lewej stronie przewiń w dół, aż zobaczysz „Dane programu Outlook”. Ta kategoria zawiera elementy pobrane z pliku kopii zapasowej.
- Kategoria zachowuje oryginalne systemy formatowania i folderów.
- Możesz przeciągać i upuszczać e-maile, aby przenieść je do innych plików.
Teraz masz dostęp do swoich kopii zapasowych wiadomości e-mail.
Jak szybko zapisać pojedynczy e-mail programu Outlook
Czasami nie chcesz mieć kłopotów z zapisywaniem wszystkich wiadomości e-mail i ponownym otwieraniem Outlooka, gdy potrzebujesz tylko jednego lub kilku konkretnych e-maili. Na szczęście istnieje kilka szybkich rozwiązań, aby zapisać pojedynczą wiadomość e-mail z Outlooka.
Metoda 1 - Bezpośrednio zapisz do folderu
- Otwórz Outlooka.
- Otwórz Eksplorator plików i przejdź do miejsca, w którym chcesz zapisać wiadomość e-mail. Może być konieczne przełączenie programu Outlook i Eksploratora plików w tryb okienkowy i przeniesienie ich w celu łatwiejszego dostępu.
- Przeciągnij wiadomość e-mail, którą chcesz zapisać z programu Outlook do folderu.
- Outlook automatycznie zapisze wiadomość e-mail w formacie "Element programu Outlook".
- Kliknij dwukrotnie zapisaną wiadomość e-mail, aby otworzyć ją w programie Outlook.
Metoda 2 – Zapisz jako TXT lub HTML
- Otwórz wiadomość e-mail, którą chcesz zapisać w Outlooku.
- Wybierz „Plik”, a następnie „Zapisz jako”.
- Wyskoczy Eksplorator plików. Wybierz ścieżkę, w której chcesz przechowywać wiadomość e-mail. U dołu Eksploratora plików kliknij strzałkę obok „Zapisz jako typ”. Wybierz „Tylko tekst”, aby zapisać w formacie .txt lub „HTML”, aby zapisać wiadomość e-mail jako plik .html.
- Po zapisaniu wiadomość e-mail można uzyskać za pomocą edytora tekstu (takiego jak Notatnik), jeśli jest on w formacie .txt, lub przeglądarki, jeśli jest zapisany jako .html.
Zapisanie wiadomości e-mail w ten sposób nie zachowuje żadnych załączników, więc pamiętaj, aby je pobrać, w razie potrzeby zmienić ich nazwy i zapisać je wraz z wiadomością e-mail, aby uzyskać do nich późniejszy dostęp.
Metoda 3 – Użyj przechwytywania ekranu, aby zapisać obraz
Możesz także użyć oprogramowania do przechwytywania ekranu, aby zapisać zawartość wiadomości e-mail jako obraz. Ta metoda może być przydatna do odwoływania się do treści wiadomości e-mail w innych formach komunikacji, ponieważ obrazy można łatwo przypiąć do wiadomości e-mail i innych wiadomości.
Jeśli używasz systemu Windows, nowsze wersje są dostarczane z fabrycznie zainstalowanym oprogramowaniem do przechwytywania ekranu o nazwie Snipping Tool (na starszych urządzeniach) oraz Snip & Sketch. Możesz też użyć przycisku Print Screen na klawiaturze, a następnie wkleić obraz w programie Paint.
W przypadku urządzeń Mac proces jest podobny. Użyj skrótu Ctrl + Command + 4, aby otworzyć zintegrowaną funkcję przechwytywania ekranu, a następnie przeciągnij celownik wyboru, aby pokryć obszar nad wiadomością e-mail, aby ją zapisać.
W przypadku systemu Linux można znaleźć asortyment oprogramowania do przechwytywania ekranu dostępnego do pobrania, które można wykorzystać do zapisania wiadomości e-mail jako obrazu. Alternatywnie modele oparte na GNOME mają zintegrowane narzędzie do zrzutów ekranu w menu Aplikacje > Akcesoria. Niektóre wersje systemu operacyjnego Linux reagują na przycisk Print Screen na klawiaturze, podobnie jak w systemach Windows.
Jak wyeksportować wszystkie adresy e-mail w programie Outlook?
Jeśli chcesz wyeksportować listę kontaktów (która zawiera adresy e-mail Twoich kontaktów oraz inne informacje), możesz wykonać kroki podobne do eksportowania wiadomości e-mail. Jednak informacje kontaktowe mogą być przechowywane w innym formacie pliku, który jest bardziej przyjazny dla użytkownika i można go otworzyć w programie Excel w celu szybkiej manipulacji i edycji. Oto, co musisz zrobić:
- Otwórz Outlooka.
- Wybierz polecenie Plik > Otwórz i eksportuj > Importuj/Eksportuj.
- W Kreatorze importu/eksportu wybierz „Zapisz jako plik”.
- Wybierz „Wartości oddzielone przecinkami (.csv)” po wyświetleniu monitu o wybranie typu pliku.
- W menu wyboru folderów wybierz folder „Kontakty” na swoim koncie.
- Potwierdź ścieżkę pliku lub zmień ją w razie potrzeby. Nazwij plik zgodnie z potrzebami.
- Naciśnij „Zakończ”, aby rozpocząć proces eksportu.
- Okno dialogowe Import/Eksport zostanie zamknięte po zakończeniu procesu.
Wyeksportowany plik .csv można otworzyć w programie Excel. Wyświetli dużą tabelę z informacjami kontaktowymi. Prawdopodobnie będziesz miał dużo pustych komórek i jest to całkowicie normalne. Możesz użyć programu Excel do edycji danych, chociaż umieszczenie dodatkowej zawartości może sprawić, że będzie nieczytelny dla programu Outlook, jeśli będziesz musiał później zaimportować plik.
Możesz użyć tego pliku na innym urządzeniu lub w usłudze poczty e-mail, aby zaimportować informacje kontaktowe.
Jak zapisać wiele wiadomości e-mail z programu Outlook na swoim komputerze?
Jeśli chcesz zapisać więcej niż jeden e-mail na raz, ale nie potrzebujesz całej biblioteki e-mail, możesz wybrać kilka e-maili do zapisania naraz. Oto, co musisz zrobić:
- Otwórz Outlooka.
- Wybierz e-maile, które chcesz zapisać. Przytrzymaj klawisz Ctrl i klikaj wiadomości e-mail, aby wybrać je pojedynczo, lub przytrzymaj Shift, aby wybrać grupę wiadomości e-mail między pierwszym a drugim kliknięciem.
- Przejdź do Plik > Zapisz jako.
- W oknie dialogowym przejdź do folderu, w którym chcesz zapisać wiadomości e-mail, nazwij plik, jak chcesz, i wybierz "Tylko tekst" jako format do zapisania.
- Outlook zapisze wszystkie wybrane wiadomości e-mail w jednym pliku .txt. Możesz użyć edytora tekstu, aby uzyskać do nich dostęp.
Jeśli chcesz je zapisać w osobnych plikach .txt, musisz zapisać każdy e-mail osobno. Dodatkowe wtyczki do Outlooka dostępne online mogą rozszerzyć tę funkcję o zapisywanie wiadomości e-mail w oddzielnych formatach plików .txt lub alternatywnych.
Nowe spojrzenie na Outlook
Dzięki zintegrowanej funkcji eksportu programu Outlook możesz tworzyć kopie zapasowe i przywracać wiadomości e-mail w przypadku utraty dostępu do konta e-mail, czy to z powodu utraty hasła, czy włamania. Ponieważ komunikacja online jest tak powszechna, poświęcenie kilku minut na regularne tworzenie kopii zapasowych wiadomości e-mail może oszczędzić Ci bólu głowy związanego z przeszukiwaniem utraconych plików.
Jak często eksportujesz wiadomości e-mail z programu Outlook? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.
